Digitales Dokumenten-Archiv: Tipps und Anleitung
Die effiziente Dokumentenarchivierung sollte ein wesentlicher Bestandteil einer Unternehmensführung sein. Sie ermöglicht die zeitlich unbegrenzte und unveränderbare Aufbewahrung von Archivmaterial. Dabei bietet die digitale Archivierung zahlreiche Vorteile wie:
Platzersparnis, Zeit- und Kostenreduktion, rasches Auffinden von Dokumenten, rechtliche Konformität gemäss GeBüV (Geschäftsbücherverordnung Schweiz), welche verbindliche Regelungen über die Führung und Aufbewahrung von digitalen Dokumenten festlegt.
Um effizient zu archivieren, beachten Sie folgende Schritte:
- Scannen mit hoher Auflösung und Kontrast: Erfassen Sie Dokumente in bestmöglicher Qualität, um eine klare Darstellung zu gewährleisten.
- Kontrast beim Erfassen mit Smartphones: Achten Sie darauf, dass auch bei der mobilen Erfassung der Kontrast ausreichend ist.
- Bildbearbeitung: Retuschieren Sie eventuelle Lochungen und Ränder.
- OCR-Texterkennung: Nutzen Sie Optical Character Recognition (OCR), um Texte in durchsuchbare digitale Inhalte zu verwandeln.
- Dateigrössenoptimierung: Reduzieren Sie die Dateigröße, um Speicherplatz zu sparen.
- Ansicht beim Öffnen: Stellen Sie sicher, dass die Dokumente bedienerfreundlich, mit Lesezeichen oder Seitenminiaturen geöffnet werden.
- Speichern Sie die Archivdokumente gemäss dem ISO-Standard PDF/A, für die Langzeitarchivierung
Nutzen Sie spezialisierte Software, um die einzelnen Schritte zu automatisieren!
Gutes muss nicht teuer sein, auch hier ist ein Vergleich ratsam!
Wählen Sie zwischen den beiden Programmen Adobe Acrobat DC Pro (Mac/Win) und PDF-XChange Pro (Win) von Tracker Software.
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Workshop Digitales Dokumenten-Archiv: Tipps und Anleitung
Kurs PDF-XChange Pro 9 – Grundlagen für den Office-Alltag
PDF-XChange Editor Pro Software
Prompt daneben – Persönliche Erfahrungen mit KI
Auf den Spuren von KI in den unterschiedlichsten Anwendungen, sind meine Erfahrungen mal positiv, mal negativ ausgefallen.
So habe ich zum einen in Bezug auf neurale Filter in Photoshop und auch KI in Adobe Camera Raw, sehr positive Ergebnisse erhalten. Hier werden systematische Schritte, welche ich zuvor manuell ausführen musste, zusammengefasst und ergeben überraschend gute Resultate.
Vergleich zweier PDF-Editoren
Als ich bezüglich eines Vergleichs von zwei PDF-Editoren in unterschiedlichen kostenlosen KI-Chats die Frage gestellt hatte, welche Plattformen bei den beiden PDF-Editoren denn unterstützt werden, hiess es bei beiden sowohl Windows als auch MacOS. Auf meine Nachfrage, ob der eine PDF-Editor nicht nur auf Windows einzusetzen sei, berichtigte der Chat zwar die vorherige Aussage und bedanke sich bei mir, aber es hinterliess bei mir das Gefühl, lieber 3 x prüfen, bevor man die Aussagen eines Chats wirklich als gesichert irgendwo weitergibt.
Recherchen bezüglich KI-Bilddatenbank via Chat
Ein weiterer Versuch bezüglich einer KI-Bilddatenbank ergab ebenfalls zwei falsche Aussagen. So fragte ich zum einen, ob diese auch Movie-Dateien und PDFs aufnehmen könne. Dies wurde von den Chats mit «ja» beantwortet, was so nicht stimmt. Als ich wissen wollte, welches Large Language Model (LLM) dahintersteht, kam eine für mich sehr erstaunliche Antwort heraus. Auf meine Rückfrage beim Hersteller wurde mir bestätigt, dass beide Antworten nicht korrekt seien.
Mein Fazit in Bezug auf KI:
Wenn es sich um Hilfestellungen bei Bildbearbeitung, Programmierung und ähnlichem handelt, so finde ich es äusserst nützlich. Will man solche Dienste zur Recherche nutzen, empfehle ich: prüfen, prüfen und nochmals prüfen!
Duden Korrektor CC 19 für Adobe InDesign und InCopy 2024
für die aktuelle Version 19 von Adobe InDesign und InCopy haben wir den Duden Korrektor auf den neuesten technischen und linguistischen Stand gebracht.
Und es gibt Updates für die Versionen 17 und 18. So profitieren auch diejenigen, die noch nicht auf InDesign 19 wechseln möchten, von den neuen Pop-up-Hilfetexten sowie dem aktualisierten Lexikon und der verbesserten Rechtschreib- und Grammatikprüfung.
Für Version 19 hat EPC den Duden Korrektor auf den aktuellen technischen und linguistischen Stand gebracht und bietet mehr Unterstützung beim Korrigieren.
Pop-up-Hilfetexte
Neu sind die Pop-up-Hilfetexte für Rechtschreibfehler: „Das Handy mal beiseitelegen.“ Oder: „Das Handy mal beiseitelegen?“ Zusätzlich zu der kurzen Erklärung, warum hier ein Fehler festgestellt wird, gibt der Duden Korrektor jetzt bei kniffligen Fragen der deutschen Rechtschreibung weiterführende Erläuterungen. Diese erscheinen als Pop-up-Hilfetexte, wenn der Mauszeiger im Erklärbereich des Korrekturfensters steht und ein kleines Info-Symbol anzeigt, dass Hilfe verfügbar ist.
Updates auch für die Versionen 17 und 18
EPC hat zeitgleich Updates für die Versionen 17 und 18 herausgebracht. So profitieren auch diejenigen, die bislang nicht auf InDesign 19 wechseln möchten, von den neuen Pop-up-Hilfetexten sowie demaktualisierten Lexikon und der verbesserten Rechtschreib- und Grammatikprüfung.
Weitere Informationen
Der Duden Korrektor CC 19 prüft Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung und Stil auf Basis der Dudenwerke und bietet einen Thesaurus zur leichten Suche von Synonymen. Damit ergänzt er perfekt die in InDesign und InCopy integrierte Duden-Einzelwortprüfung und Silbentrennung aus dem Hause EPC. Er hat sich auch in Kombination mit dem Duden Korrekturserver und dessen Plug-ins beispielsweise für WoodWing Content Station vielfach bewährt.
Der Duden Korrektor CC 19 kann unter epc.de heruntergeladen und 30 Tage lang kostenlos getestet werden.
So geht einfache Software!
Ein vielseitiger Kundenwunsch ist das Anbringen von dynamischen Stempeln in PDF-Dokumenten.
Dies erlauben viele PDF-Editoren, doch unterscheiden sich diese gewaltige in der Anwendung. Mir ist kein andere PDF-Editor bekannt, der diese Aufgabe so simpel und einfach für mich gestaltet.
PDF-XChange Editor Plus 10 (Win), nimmt einem dies ab und macht es zu einem Kinderspiel, auch für JavaScript Laien wie mich. So funktioniert für mich intelligente Software, welche digitalisierte Prozesse vorantreiben kann!
Ein kurzer Überblick über Einsatzmöglichkeiten von dynamischen Stempeln.
Gutes muss nicht teuer sein, auch hier ist ein Vergleich ratsam!
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Alles neu – macht das Update!
Man staunt einmal mehr nicht schlecht, wenn man nach dem Adobe Acrobat DC Pro Update, vor einer neuen Benutzeroberfläche steht. An dieser Stelle besten Dank an Stephan Jaeggi und Matteo Baschera für die Vorwarnung.
Schaut man als Anwender auf die Geschichte von Adobe Acrobat zurück, so ist man es sich bereits gewohnt, dass die Benutzeroberfläche sich mehr als nur ein wenig ändern kann.
Wenn nach einem Update jedoch nützliche Funktionen und Plugins nicht mehr funktionieren, so wünscht man sich eventuell die alte Benutzeroberfläche zurück. Was Adobe einem nach diesem Update zum Glück auch ermöglicht.
Es ist Ihnen überlassen, mit welchen Funktionen und welcher Oberfläche Sie künftig Acrobat DC anwenden möchten.
Ein kurzer Überblick auf die neue Benutzeroberfläche von Adobe Acrobat DC Pro
Finden Sie sich rasch zurecht und entscheiden Sie danach selbst, mit welcher Benutzeroberfläche Sie künftig arbeiten möchten.
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UpCycling – Aus Alt mach Neu!
Ein Kunde wollte seinen alten iMac (Ende 2013) upgraden und musste feststellen, dass bei Catalina Schluss war. Bleibt nur noch das Gerät zu entsorgen, weil keine Sicherheitsupdates für Catalina zukünftig zur Verfügung stehen? Nein, es gibt eine geniale Alternative!
Bestehende PCs und MACs erhalten mit dem GNU/Linux Betriebssystem-Upgrade einen brandneuen Lebenszyklus.
ZORIN OS macht Computer besser, schneller, einfacher, leistungsfähiger, sicherer und zuverlässiger! Die Lernkurve ist minimal.
Zusammen mit LibreOffice, GIMP, Scribus und Inkscape, lassen sich Büroaufgaben, Dissertationen, Fotobücher, auch Design- und Bildbearbeitung angehen. Auch ihre Online-Geschäfte sind wieder sicherer.
Übrigens, der alte PC eignet sich auch bestens als Multimedia-System!
DMA hilft mit Fernwartung oder vor Ort im Stundenaufwand.
- Alten PCs und Macs zu neuem Lebenszyklus verhelfen
- Kurze Eingewöhnungszeit
- Freie Software wie, GIMP, Scribus, Inkscape für Grafik- und Layoutanwendungen
- Schont die Umwelt
- Einsetzbar als Multimedia-System
- Mit LibreOffice für Büroanwendungen
Archivierung digitaler Geschäftsdokumente in der Schweiz
Sie möchten künftig Ihre Belege nicht mehr in Papierform ablegen und bei einer Revision, rasch auf die benötigten Dateien zugreifen können? Kein langes Suchen in Ordnern und Registern?
Um Ihre Geschäftsbücher in der Schweiz gemäss GeBüV (Geschäftsbücherverordnung), elektronisch aufzubewahren, benötigen Sie?
Was sind die Anforderungen für eine revisionssichere und elektronische Belegaufbewahrung?
Sie sollten darauf achten, Ihre Dokumente für elektronische Archive in ein Format umzuwandeln (PDF/A), welches auch in 10 Jahren noch geöffnet, ausgegeben werden kann und exakt dem Original-Dokument entspricht. Beim Scanning muss darauf geachtet werden, dass mittels OCR-Texterkennungssoftware auch nach dem Inhalt im Dokument gesucht werden kann.
PDF/A ist in der Industrie ein anerkannter Standard. Am 1. Oktober 2005, veröffentlichte die ISO als weltweit ersten Standard für die Langzeitarchivierung «ISO 19005-1:2005». Weltweit und in den meisten Branchen hat PDF/A eine hohe Akzeptanz gefunden.
Als Branchenverband für digitale Dokumentenstandards in Deutschland und der Schweiz sehr aktiv, hat die PDF Association bald auch in Europa, Amerika, im Nahen Osten, Asien und Australien, eine weitreichende Akzeptanz gefunden. Der Verband zählte Ende 2012, 143 Mitglieder in der ganzen Welt, welche an der Weiterentwicklung von PDF/A mitarbeiten und eine Vielzahl an Software entwickeln.
Quelle: www.pdfa.org
Lückenlose Nachweisbarkeit der Verwaltungstätigkeit
Lernen Sie die Grundlagen für eine revisionssichere, elektronische Langzeitarchivierung Ihrer Belege kennen. Dazu haben wir ein kurzes Video erstellt, das sie hier unten anschauen können.
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Digitale Signatur ist nicht gleich digitale Signatur! Was verstehen Sie unter einer digitalen Signatur?
Erich Vogt (SignPool) und Peter Jäger (pro2media) sind dieser Frage einmal etwas genauer auf den Grund gegangen. In diesem Einleitungsvideo möchten wir Sie auf Unterschiede und mögliche Gefahren beim Einsatz von digitalen Signaturen aufmerksam machen.
Schweizerische Eidgenossenschaft: Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV)
Buchungsbelege müssen gemäss den Bestimmungen des Obligationenrecht aufbewahrt werden.
- Mehr Sicherheit im Umgang mit digitalen Belegen
- PDF/A als Norm für die Langzeitarchivierung
- Daten für ein elektronisches Langzeitarchiv aufbereiten
- Besseres Qualitäts- und Prozessmanagement
Zufrieden mit dem Druckergebnis?
Wenn nicht, liegt es jetzt am Drucker, oder kann es sein, dass die gelieferten Daten nicht optimiert für das Ausgabeziel angeliefert wurden? Ist es möglich, dass beim Erstellen von Druckdaten auf ausgabespezifische Parameter geachtet werden muss?
Was, wenn ich beim Erstellen von Druckdaten das Ausgabeziel noch nicht kenne, wie soll ich die Daten in einem solchen Fall aufbereiten?
Lernen wir wieder aufeinander zuzugehen und zu kommunizieren, in einer Branche, welche dies als Kerngeschäft sieht.
Prozesssicherheit und Qualitätsmanagement, von A bis Z.
Für mehr Sicherheit im Datenaustausch mit Druckdienstleistern.
- Mehr Sicherheit im Datenaustausch mit Druckereien
- Daten medienneutral aufbereiten
- Besseres Qualitäts- und Prozessmanagement
- Prüfung auf das Wesentliche reduziert
«VERTIKALE SICHT / VERTICAL VIEW» - Mehr als nur ein Buch!
Andy Busslinger reiste zwei Jahre lang durch die Schweiz, abseits von touristischen Pfaden. Mit seiner Drohne fotografierte er die Schweiz aus einer ungewohnten Perspektive: Senkrecht von oben.
Das Buch
«VERTIKALE SICHT / VERTICAL VIEW», mit überraschenden Ansichten der Schweiz, ist als Projekt mehr als nur ein Buch. Mit Erfolg wurde das konventionell gedruckte Buch mit digitalen Optionen versehen. Dazu gehören digitale Leseprobe, digitale Visualisierung der Bildaufnahmeorte, Webshop aller Bilder und Augmented Reality-Funktion.
Digitale Leseprobe
Das Buch «VERTIKALE SICHT / VERTICAL VIEW» kann als Leseprobe in Auszügen am Computer oder mobile Device gelesen werden.
Webshop
Jedes der enthaltenen Bilder kann in verschiedenen Grössen als dekorativer Wandschmuck gekauft werden. Die Produktebeschreibung im Webshop bietet alle informativen Verlinkungen wie Video, Augmented Reality, Leseprobe, Aufnahmeort etc.
GPS-Bildaufnahmeort
Jedes Drohnenbild wurde mit den GPS-Koordinaten erfasst –hiermit ist es möglich, innerhalb der Schweizerkarte des Bundes den genauen Aufnahmeort des Bildes zu betrachten.
Augmented Reality
«Erweiterte Realität», in der Fachsprache ist ebenso von «angereicherter Realität» die Rede. In die reale Welt werden digitale Elemente eingefügt – direkt auf einem Bildschirm oder in einer Brille. Also vor den Augen des Betrachters. In unserer Lösung in einem mobile Device basierend auf iOS oder ANDROID (siehe Video unten).
Das Video zur Buchproduktion
Die Produktion eines Buches ist aufwendig. Clemens Steiger filmte Andreas Busslinger bei seiner Arbeit zum Buchprojekt «VERTIKALE SICHT / VERTICAL VIEW». Der kurze Dokumentarfilm gewährt einen faszinierenden Einblick in die Entstehung der Luftbilder und des Buches.
Bug in Photoshop 2023 behoben – Dokumentenprofil-Aktualisierung
Der lästige Bug in Photoshop 2022, wurde mit dem Update auf Photoshop 2023 (Version 24.0.0) unter Mac OS Monterey 12.6.1, behoben.
Für mich eine sehr nützliche und wichtige Eigenschaft in Photoshop ist nach einer Profil-Umwandlung meiner Bilder, das aktuelle Farbprofil unten links im Fenster in der Ansicht zu haben.
Nachdem es eine Weile lang nach erfolgter Profil-Umwandlung nicht mehr aktualisiert wurde, ist nach dem Update auf Adobe Photoshop Version 24.0.0 unter Mac OS Monterey 12.6.1, die Sache wieder in Ordnung.