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Digitales Dokumenten-Archiv: Tipps und Anleitung

Kategorien: Workflow, Organisation, PDF
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Über den Kurs

Sie lernen in diesem Workshop Prozesssicherheit beim Erfassen (Scannen) von analogen Dokumenten. Anhand der Software Acrobat DC Pro (Mac/Win) und PDF-XChange Pro (Win), von Tracker Software. Erlangen Sie Fachwissen, was nötig ist, um Dokumente für die Langzeitarchivierung mit der ISO-Norm PDF/A zu archivieren und mittels Texterkennung durchsuchbar und rasch auffindbar zu machen.

Was werde ich lernen?

  • Das Erfassen von Dokumenten in bestmöglicher Qualität, um eine klare Darstellung zu gewährleisten.
  • Das Retuschieren von Lochungen und Rändern, um die Lesbarkeit und das Aussehen Ihrer Dokumente zu verbessern.
  • Wie Sie OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) verwenden, um gescannte Texte in durchsuchbare digitale Inhalte zu verwandeln.
  • Die Dateigrösse der digitalen Dokumente zu reduzieren, um Speicherplatz zu sparen.
  • Wie Sie bedienerfreundlich Dokumente so einrichten, dass der Empfänger sich sogleich darin zurechtfindet.
  • Das Speichern von Archivdokumenten gemäss der ISO-Norm PDF/A, für die Langzeitarchivierung.
  • Kreditoren-Belege so abzulegen, dass Sie gemäss GeBüV (Geschäftsbücherverordnung, CH), rechtlich konform archiviert sind.
  • Die Automatisierung der aufgeführten Schritte mittels Batch-Prozesse (Stapelverarbeitung).
  • Was nötig ist, für eine lückenlose Nachweisbarkeit der Verwaltungstätigkeit (z. B. Ablage von Kreditoren-Belegen).

Kursinhalt

Einleitung zum Workshop
Bevor Sie mit dem Workshop beginnen, sollten Sie sich diese Videos anschauen. Sie beinhalten wichtige Informationen für das Erfassen (scannen) von Dokumenten und die Verarbeitung mit Adobe Acrobat DC Pro, bezüglich der neusten Benutzeroberfläche.

  • Einleitung zum Workshop
    04:41
  • Grundlagen zur Erfassung (Scannen) von Dokumenten
    02:55
  • Benutzeroberfläche Adobe Acrobat DC Pro
    02:38

Scannen von analogen Dokumenten
Es gibt bekanntlich viele Wege nach Rom, so auch beim Erfassen (scannen) von analogen Dokumenten. In diesem Kapitel lernen Sie die unterschiedlichen Wege kennen und deren Unterschiede.

Eventuelle Bildbearbeitung und Retusche
Für eine optimale OCR-Texterkennung sollten Sie den Kontrast und die Helligkeit Ihrer Scans optimieren. Eventuell möchten Sie noch störende Ränder oder Lochungen wegretuschieren? In diesem Kapitel lernen Sie anhand unterschiedlicher Bildbearbeitungssoftware, wie Sie dies einfach erledigen können.

OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition)
Lernen Sie in diesem Kapitel, wie Sie mit den Programmen Acrobat DC Pro und PDF-XChange Pro eine optimale Qualität bei der Texterkennung erhalten.

Optimieren der Dateigrösse
Erfassen Sie Ihre Dokumente in einer hohen Auflösung, so erhalten Sie entsprechend ein grosses Dateigewicht. Für eine hochwertige Texterkennung ist dies jedoch notwendig. Lernen Sie, wie Sie nach einer Texterkennung die Dateigrösse stark reduzieren können, mit Adobe Acrobat DC Pro und PDF-XChange Pro.

Bedienerfreundliche Weitergabe von PDF-Dokumenten
Sie sollten Ihre Dokumente für den Empfänger benutzerfreundlich aufbereiten, sodass die Dokumente in der Ansicht mit einer Seitenleiste und den Miniaturseiten oder Lesezeichen geöffnet werden. Dies verschafft sofort eine Übersicht und die Möglichkeit, mehrseitige Dokumente sofort zu erkennen und darin zu navigieren.

Die Norm PDF/A ist der ISO-Standard für die Langzeitarchivierung
Seit 2005 ist PDF/A der ISO-Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten.

Stapelverarbeitung sämtlicher Schritte mit einem Klick
Es wäre gewiss zu umständlich und auch fehleranfällig, wenn Sie diese Schritte für jede einzelne PDF-Datei ausführen müssten. Aus diesem Grund zeige ich Ihnen in diesem Kapitel, wie Sie in den Programmen Adobe Acrobat DC Pro und PDF-XChange Pro, alles mit einem Klick ausführen können.

Revisionssichere Belegaufbewahrung gemäss Geschäftsbücherverordnung CH
Für eine elektronische Belegaufbewahrung gemäss GeBüV (Geschäftsbücherverordnung), sollten zwingend ein paar grundlegende Bedingungen beachtet werden. Anhand meiner Kreditorenbelege möchte ich Ihnen aufzeigen, wie Sie eine rechtssicher und lückenlose Nachweisbarkeit der Verwaltungstätigkeit gewährleisten können.

Bewertungen und Rezensionen von Teilnehmern

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Urs Frei
vor 2 Jahren
Ich arbeite seit 1987 mit dem PC und würde mich als kompetenten Anwender bezeichnen.
PDF ist für mich seit langer Zeit eine attraktive Lösung, um Dokumente digital festzuhalten oder weiterzugeben. Aus meiner Sicht ist das Erfolgsrezept von PDF neben der bestechenden Umsetzung von äusserlich identischen 'Ausdrucken' in digitaler Form auch die sehr einfache Nutzung zum Anzeigen und immer häufiger auch bei der Herstellung.
Vielleicht ist aber gerade diese einfache Handhabung auch der Grund, weshalb ich mich nie intensiver mit der professionellen Nutzung der PDF-Programme auseinandergesetzt habe und blieb ein Laie, der die Grundfunktionen nutzen konnte. Aber ich habe auch immer viel Zeit verloren, wenn es darum ging, bessere Ergebnisse zu erzielen (z. B. schlankere Dateien).
Nun habe ich mit den Dokumaster-Kursen das Programm PDF-XChange kennengelernt und habe gelernt, wie ich meine geschätzten PDF-Dateien für verschiedene Aufgaben noch besser nutzen kann. Dazu gehört auch dieser Kurs zur digitalen Archivierung von Dateien, der mir neue Nutzungsmöglichkeiten aufzeigt – wie z. B. Texterkennung. Im vorliegenden Kurs gefällt mir auch die Automatisierung von Routinearbeiten durch Batch-Prozesse (Stapelverarbeitung).
MB
Matteo Baschera
vor 2 Jahren
Peter Jäger schafft es im Kurs Digitales Dokumenten-Archiv die für die Anwendenden relevanten Themen auf den Punkt zu bringen. Der Kurs vermittelt die grundlegenden Kenntnisse für die digitale Dokumentenverwaltung vom Erfassen bis zur Ablage - ohne dass dabei die Entscheidungsmöglichkeiten den Kursteilnehmenden durch einschlägige Soft- oder Hardware eingeschränkt werden. Anschauen und Weitersagen lohnt sich auf jeden Fall!