Sie möchten künftig Ihre Belege nicht mehr in Papierform ablegen und bei einer Revision, rasch auf die benötigten Dateien zugreifen können? Kein langes Suchen in Ordnern und Registern?
Um Ihre Geschäftsbücher in der Schweiz gemäss GeBüV (Geschäftsbücherverordnung), elektronisch aufzubewahren, benötigen Sie?
Was sind die Anforderungen für eine revisionssichere und elektronische Belegaufbewahrung?
Sie sollten darauf achten, Ihre Dokumente für elektronische Archive in ein Format umzuwandeln (PDF/A), welches auch in 10 Jahren noch geöffnet, ausgegeben werden kann und exakt dem Original-Dokument entspricht. Beim Scanning muss darauf geachtet werden, dass mittels OCR-Texterkennungssoftware auch nach dem Inhalt im Dokument gesucht werden kann.
PDF/A ist in der Industrie ein anerkannter Standard. Am 1. Oktober 2005, veröffentlichte die ISO als weltweit ersten Standard für die Langzeitarchivierung «ISO 19005-1:2005». Weltweit und in den meisten Branchen hat PDF/A eine hohe Akzeptanz gefunden.
Als Branchenverband für digitale Dokumentenstandards in Deutschland und der Schweiz sehr aktiv, hat die PDF Association bald auch in Europa, Amerika, im Nahen Osten, Asien und Australien, eine weitreichende Akzeptanz gefunden. Der Verband zählte Ende 2012, 143 Mitglieder in der ganzen Welt, welche an der Weiterentwicklung von PDF/A mitarbeiten und eine Vielzahl an Software entwickeln.
Quelle: www.pdfa.org
Lückenlose Nachweisbarkeit der Verwaltungstätigkeit
Lernen Sie die Grundlagen für eine revisionssichere, elektronische Langzeitarchivierung Ihrer Belege kennen. Dazu haben wir ein kurzes Video erstellt, das sie hier unten anschauen können.
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Schweizerische Eidgenossenschaft: Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV)
Buchungsbelege müssen gemäss den Bestimmungen des Obligationenrecht aufbewahrt werden.
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