Archivierung digitaler Geschäftsdokumente in der Schweiz
Sie möchten künftig Ihre Belege nicht mehr in Papierform ablegen und bei einer Revision, rasch auf die benötigten Dateien zugreifen können? Kein langes Suchen in Ordnern und Registern?
Um Ihre Geschäftsbücher in der Schweiz gemäss GeBüV (Geschäftsbücherverordnung), elektronisch aufzubewahren, benötigen Sie?
Was sind die Anforderungen für eine revisionssichere und elektronische Belegaufbewahrung?
Sie sollten darauf achten, Ihre Dokumente für elektronische Archive in ein Format umzuwandeln (PDF/A), welches auch in 10 Jahren noch geöffnet, ausgegeben werden kann und exakt dem Original-Dokument entspricht. Beim Scanning muss darauf geachtet werden, dass mittels OCR-Texterkennungssoftware auch nach dem Inhalt im Dokument gesucht werden kann.
PDF/A ist in der Industrie ein anerkannter Standard. Am 1. Oktober 2005, veröffentlichte die ISO als weltweit ersten Standard für die Langzeitarchivierung «ISO 19005-1:2005». Weltweit und in den meisten Branchen hat PDF/A eine hohe Akzeptanz gefunden.
Als Branchenverband für digitale Dokumentenstandards in Deutschland und der Schweiz sehr aktiv, hat die PDF Association bald auch in Europa, Amerika, im Nahen Osten, Asien und Australien, eine weitreichende Akzeptanz gefunden. Der Verband zählte Ende 2012, 143 Mitglieder in der ganzen Welt, welche an der Weiterentwicklung von PDF/A mitarbeiten und eine Vielzahl an Software entwickeln.
Quelle: www.pdfa.org
Lückenlose Nachweisbarkeit der Verwaltungstätigkeit
Lernen Sie die Grundlagen für eine revisionssichere, elektronische Langzeitarchivierung Ihrer Belege kennen. Dazu haben wir ein kurzes Video erstellt, das sie hier unten anschauen können.
Weitere Inhalte zum Thema digitale Geschäftsdokumente
Digitale Signatur ist nicht gleich digitale Signatur! Was verstehen Sie unter einer digitalen Signatur?
Erich Vogt (SignPool) und Peter Jäger (pro2media) sind dieser Frage einmal etwas genauer auf den Grund gegangen. In diesem Einleitungsvideo möchten wir Sie auf Unterschiede und mögliche Gefahren beim Einsatz von digitalen Signaturen aufmerksam machen.
Schweizerische Eidgenossenschaft: Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV)
Buchungsbelege müssen gemäss den Bestimmungen des Obligationenrecht aufbewahrt werden.
- Mehr Sicherheit im Umgang mit digitalen Belegen
- PDF/A als Norm für die Langzeitarchivierung
- Daten für ein elektronisches Langzeitarchiv aufbereiten
- Besseres Qualitäts- und Prozessmanagement
Zufrieden mit dem Druckergebnis?
Wenn nicht, liegt es jetzt am Drucker, oder kann es sein, dass die gelieferten Daten nicht optimiert für das Ausgabeziel angeliefert wurden? Ist es möglich, dass beim Erstellen von Druckdaten auf ausgabespezifische Parameter geachtet werden muss?
Was, wenn ich beim Erstellen von Druckdaten das Ausgabeziel noch nicht kenne, wie soll ich die Daten in einem solchen Fall aufbereiten?
Lernen wir wieder aufeinander zuzugehen und zu kommunizieren, in einer Branche, welche dies als Kerngeschäft sieht.
Prozesssicherheit und Qualitätsmanagement, von A bis Z.
Für mehr Sicherheit im Datenaustausch mit Druckdienstleistern.
- Mehr Sicherheit im Datenaustausch mit Druckereien
- Daten medienneutral aufbereiten
- Besseres Qualitäts- und Prozessmanagement
- Prüfung auf das Wesentliche reduziert
«VERTIKALE SICHT / VERTICAL VIEW» - Mehr als nur ein Buch!
Andy Busslinger reiste zwei Jahre lang durch die Schweiz, abseits von touristischen Pfaden. Mit seiner Drohne fotografierte er die Schweiz aus einer ungewohnten Perspektive: Senkrecht von oben.
Das Buch
«VERTIKALE SICHT / VERTICAL VIEW», mit überraschenden Ansichten der Schweiz, ist als Projekt mehr als nur ein Buch. Mit Erfolg wurde das konventionell gedruckte Buch mit digitalen Optionen versehen. Dazu gehören digitale Leseprobe, digitale Visualisierung der Bildaufnahmeorte, Webshop aller Bilder und Augmented Reality-Funktion.
Digitale Leseprobe
Das Buch «VERTIKALE SICHT / VERTICAL VIEW» kann als Leseprobe in Auszügen am Computer oder mobile Device gelesen werden.
Webshop
Jedes der enthaltenen Bilder kann in verschiedenen Grössen als dekorativer Wandschmuck gekauft werden. Die Produktebeschreibung im Webshop bietet alle informativen Verlinkungen wie Video, Augmented Reality, Leseprobe, Aufnahmeort etc.
GPS-Bildaufnahmeort
Jedes Drohnenbild wurde mit den GPS-Koordinaten erfasst –hiermit ist es möglich, innerhalb der Schweizerkarte des Bundes den genauen Aufnahmeort des Bildes zu betrachten.
Augmented Reality
«Erweiterte Realität», in der Fachsprache ist ebenso von «angereicherter Realität» die Rede. In die reale Welt werden digitale Elemente eingefügt – direkt auf einem Bildschirm oder in einer Brille. Also vor den Augen des Betrachters. In unserer Lösung in einem mobile Device basierend auf iOS oder ANDROID (siehe Video unten).
Das Video zur Buchproduktion
Die Produktion eines Buches ist aufwendig. Clemens Steiger filmte Andreas Busslinger bei seiner Arbeit zum Buchprojekt «VERTIKALE SICHT / VERTICAL VIEW». Der kurze Dokumentarfilm gewährt einen faszinierenden Einblick in die Entstehung der Luftbilder und des Buches.
Bug in Photoshop 2023 behoben – Dokumentenprofil-Aktualisierung
Der lästige Bug in Photoshop 2022, wurde mit dem Update auf Photoshop 2023 (Version 24.0.0) unter Mac OS Monterey 12.6.1, behoben.
Für mich eine sehr nützliche und wichtige Eigenschaft in Photoshop ist nach einer Profil-Umwandlung meiner Bilder, das aktuelle Farbprofil unten links im Fenster in der Ansicht zu haben.
Nachdem es eine Weile lang nach erfolgter Profil-Umwandlung nicht mehr aktualisiert wurde, ist nach dem Update auf Adobe Photoshop Version 24.0.0 unter Mac OS Monterey 12.6.1, die Sache wieder in Ordnung.
Bug in Photoshop 2022 – Dokumentenprofil-Aktualisierung
Es gibt aktuell einen lästigen Bug in Photoshop 2022, wobei nach einer Umwandlung von einem Farbraum in einen anderen, das Dokumentenprofil nicht aktualisiert wird.
Für mich eine sehr nützliche und wichtige Eigenschaft in Photoshop war bislang, dass ich nach einer Profil-Umwandlung meiner Bilder, das aktuelle Farbprofil unten links im Fenster angezeigt bekam.
Leider ist dies so nicht mehr der Fall. Es scheint, als werde nach einer Umwandlung diese Anzeige nicht mehr aktualisiert.
Dies zwingt den Anwender, zuerst auf eine andere Einstellung zu wechseln, um danach wieder zurück in die Anzeige des Dokumentenprofils umzustellen.
Bin gespannt auf den nächsten Update.
Was hat die Auflösung mit Linien pro Zentimeter und Pixeln zu tun?
Sie erhalten ein Bild aus einer Kamera, welches zu Beginn nur aus Pixelbreite und Pixelhöhe besteht. Anhand von Linien pro Zentimeter werden Sie lernen, die Massigkeit eines solchen Pixelbildes in Bezug zur Auflösung auszurechnen.
Zusammenhänge zwischen Pixeln, Auflösung und Bildgrösse verstehen.
Dieser Gratis-Workshop bringt Licht in dieses Thema.
Scharfzeichner-Bug in Photoshop 2022
Es gibt aktuell einen lästigen Bug in Photoshop 2022, wobei der Scharfzeichner unerwartete Resultate hervorbringt. Ich erwarte, dass dieser Bug in einem künftigen Update behoben wird.
Nicht schlecht gestaunt habe ich, als ich mit Adobe Photoshop 2022 den «Selektiver Scharfzeichner» Filter eingesetzt habe.
Je nach Einstellung des Radius-Reglers zieht sich eine ein bis zwei Pixel breite Linie von oben bis unten durch das Bild. Dies ist keineswegs ein Ansichts-Bug, sondern zieht sich durch das ganze Bild.
Schauen Sie sich das Video an, auch nach dem Update auf die Version 23.2.1, trat diese Erscheinung zu Tage. Nicht wirklich beruhigend, wenn man in der Produktion diesen Filter einsetzt. Man fragt sich auch, wo tritt so etwas noch auf?
Haben Sie 3 Minuten Zeit für ein simples Farbmanagement?
ColorGate und freieFarbe – ein starkes Gespann!
Als Gründungsmitglied von freieFarbe habe ich mich seit Jahren einem für Anwender einfachen Farbmanagement verschrieben. Ziel ist es, ausgehend von nur einer Datei, so viele Ausgaben wie möglich in einer ansprechenden Qualität zu erreichen. Nicht möglich – keine Option für mich!
Egal, ob die Dateien in Office-, oder diversen Profi-Programmen eingesetzt werden, es soll auch auf unterschiedliche Ausgaben funktionieren. Von Offset- über Digitaldruck, bis hin zu MFP- und Produktions-Drucksystemen, kann ich mit Praxisbeispielen aufwarten. Es funktioniert.
ColorGate (RIP-Lösung) und freieFarbe (HLC-Atlas-Sonderfarbendefinition) liefern einem die Hilfsmittel dazu. Gemeinsam mit der Firma MMW Consulting, Daniel Müller, wurden in Tests auf einem Epson-Proofer entsprechende Beispiele gedruckt und ausgemessen.
freieFarbe HLC-Atlas,
Gamutmap.de,
ColorGate Productionserver v21
Digitale Signaturen, was heisst das?
Digitale Signatur ist nicht gleich digitale Signatur! Was verstehen Sie unter einer digitalen Signatur?
Dieser Frage sind Erich Vogt (SignPool) und Peter Jäger (pro2media) einmal etwas genauer auf den Grund gegangen. In diesem Einleitungsvideo möchten wir Sie auf Unterschiede und mögliche Gefahren beim Einsatz von digitalen Signaturen aufmerksam machen.
Es lohnt sich auf jeden Fall, sich diese paar Minuten Zeit zu nehmen, um möglichen Schwierigkeiten und Unannehmlichkeiten vorzubeugen.
Einfache Signaturen (Scans und einfache digitale Signaturen),
Qualifizierte Signaturen (von Anbietern).
Angewandt in den Softwaren: Adobe Acrobat, Tracker Software PDF-XChange Pro, Foxit Software Editor
Einfache PDF-Prüfung mit Enfocus BoardingPass
Mit dem Enfocus BoardingPass ist eine Software auf dem Markt welche es erlaubt, selbst ohne in die Tiefe gehendes Fachwissen einer AVOR (Kundenberater), PDFs auf die wesentlichen Kriterien zu prüfen. Nicht alle Dienstleister verfügen über einen vollautomatisierten Webshop mit Preflight. Die Kommunikation mit dem Kunden und der Datenaustausch mit der Technik ist sehr elegant und effizient gelöst.
Vorteil: enormer Zeitgewinn bei allfälligen Problemen und Entlastung der Technik. Standalone Software, benötigt keinen Acrobat!
Weshalb Qualitätssicherung beim Dateneingang?
Link zum Workshop auf com2publish.ch
Sichern Sie sich Ihr Jahresabo und den Zugriff auf sämtliche Lernvideos für nur CHF 98.–
- Simple und einfache Bedienung
- Vereinfachte Kommunikation mit dem Kunden
- Entlastung der Technik
- Prüfung auf das Wesentliche reduziert