Callas pdfaPilot – Erste Hilfe bei PDF/A, PDF/UA und PDF/X

Kategorien: PDF
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Über den Kurs

Sicherer Umgang mit PDF-Normen, Barrierefreiheit, eRechnungen und professioneller PDF-Prüfung

PDF-Dateien gehören heute zum Alltag in Verwaltungen, Behörden, Gerichten, Unternehmen, Archiven, Druckereien und Fachabteilungen. Doch nicht jedes PDF ist automatisch normgerecht, barrierefrei, drucktauglich oder langfristig archivierbar.

Diese kompakte Videoschulung zeigt praxisnah, wie Sie mit callas pdfaPilot PDF-Dateien prüfen, korrigieren, optimieren und standardisiert weiterverarbeiten.

Der Kurs besteht aus 45 Videos mit einer Gesamtdauer von rund 2 Stunden und eignet sich ideal für Einzelpersonen, Teams und Organisationen, die mit PDF-Dateien professionell und nachvollziehbar arbeiten möchten.

Ziel der Schulung
Nach dieser Schulung verfügen Sie über einen sicheren und strukturierten Umgang mit wichtigen PDF-Normen und Prüfprozessen.

Im Mittelpunkt stehen:
PDF/A für die Langzeitarchivierung
PDF/UA für Barrierefreiheit
PDF/X für den Datenaustausch mit Druckereien
Prüfung von eRechnungen
Export maschinenlesbarer Rechnungsdaten
standardisierte und einheitliche Arbeitsweisen für alle Mitarbeitenden
klare Prüf-, Korrektur- und Kontrollroutinen im Arbeitsalltag
Die Schulung hilft dabei, PDF-Prozesse nicht nur technisch korrekt, sondern auch organisatorisch nachvollziehbar und wiederholbar aufzubauen.

Für wen ist dieser Kurs geeignet?
Diese Schulung richtet sich an alle, die PDF-Dateien prüfen, korrigieren, archivieren, weiterleiten oder für andere Stellen vorbereiten müssen.

Besonders geeignet ist der Kurs für:
Verwaltungen und Behörden
Gerichte und Kanzleien
Unternehmen und Fachabteilungen
Archive und Dokumentationsstellen
Druckvorstufe und Produktion
interne Support- und IT-Abteilungen
Mitarbeitende, die regelmässig PDF-Dateien kontrollieren oder bearbeiten
Teams, die eine einheitliche Vorgehensweise einführen möchten

Ihr Nutzen
Mit dieser Schulung schaffen Sie eine klare Grundlage für den sicheren Umgang mit PDF-Dateien.

Sie profitieren von:
Zeitersparnis bei der PDF-Prüfung durch klare Prüfroutinen
weniger Rückfragen, da Rückmeldungen nachvollziehbarer werden
höherer Qualität durch einheitliche Standards
einheitlicher Arbeitsweise bei mehreren Mitarbeitenden und Stellvertretungen
besserer Dokumentation im Verfahren
schnellerer Einarbeitung neuer Mitarbeitender
interner Weiterbildung ohne Reise- oder Seminaraufwand
mehr Sicherheit im Umgang mit PDF/A, PDF/UA, PDF/X und eRechnungen

Gerade bei wiederkehrenden PDF-Aufgaben entsteht durch eine standardisierte Schulung ein grosser organisatorischer Vorteil: Alle arbeiten nach derselben Methode, verwenden dieselben Werkzeuge und können Ergebnisse besser nachvollziehen.

Leistungsumfang
Video-Schulung ( 2h 15min)
Übungsdateien
Zertifikat / Teilnahmebestätigung nach Abschluss

Für Firmen
Auch als Team- oder Firmenlizenz verfügbar. Sie möchten mehrere Mitarbeitende schulen?
Teamlizenzen ab 3 Personen
Rabattstaffel für Abteilungen
ab grösseren Mengen: Enterprise-Angebot

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Was werde ich lernen?

  • PDF/A zu erstellen und zu prüfen
  • Weshalb PDF/A für ein Langzeitarchiv die Grundlage ist
  • Das Erstellen optisch korrekter E-Mail-Archive
  • Wie PDF/UA bezüglich Barrierefreiheit zu prüfen ist
  • Metadaten in PDF-Dateien zu untersuchen
  • Die Prüfung von eRechnungen
  • Maschinenlesbare Rechnungsdaten zu exportieren
  • PDF-Dateien zusammenzuführen
  • PDF-Dateien auf Veränderungen zu prüfen
  • Dateipakete zu erstellen (E-Akten)
  • Fehlende Schriften einzubetten
  • OCR-Texterkennung bei Scans anzuwenden
  • Seitenformate anzupassen (DIN- und US-Formate)
  • Formate zu skalieren
  • Seiten neu anzuordnen
  • Broschüren und Einzelseiten aus PDFs erstellen
  • PDF-Präsentationen zu erstellen
  • Einen fehlenden Briefkopf einzufügen
  • HTML-Export in unterschiedlichen Ansichten ausgeben
  • Ebenen in PDF-Dokumenten zu erzeugen
  • Falzmarken, Seitenzahlen und Wasserzeichen in PDF einzufügen
  • PDF-Dateien zu optimieren und die Dateigrösse zu reduzieren
  • Die Prüfung von PDF/X für den Datenaustausch mit Druckereien

Kursinhalt

Benutzeroberfläche und Arbeitsumgebung
Lernen Sie die Benutzeroberfläche von PDF-XChange Editor Plus kennen und richten Sie sich den Arbeitsplatz nach Ihren Bedürfnissen ein.

Switchboard Gruppe: PDF/A und PDF/UA
Konvertieren Sie Ihre PDF-Dateien nach PDF/A-Standards. Direkte Umwandlung von Office-Dateien nach PDF/A. Validierung von barrierefreien PDF/UA-Dokumenten und Korrektur bei fehlerhaften Tagging-Strukturen.

Switchboard Gruppe: Eingebettete Dateien
Erzeugen Sie Dateipakete (Portfolios) mit Ihrem eigenen Brand. Fügen Sie Dateianhänge, auch Original-Dateien wie Office-Dokumente, in PDF/A-3b-Dokumente zusammen. Extrahieren Sie Dateianhänge aus PDF-Dateien heraus. Validieren Sie eRechnungen auf deren korrekter Erfassung.

Switchboard Gruppe: Office (Mail)
In dieser Gruppe erstellen Sie direkt aus Office-Dokumenten die gewünschte PDF/A-Norm. Erstellen Sie E-Mail-Archive aus Apple Mail, Outlook und Thunderbird gemäss direkt nach PDF/A. Sichern Sie wichtige Mails samt deren Anhängen und Original-Mail in einem PDF/A.

Switchboard Gruppe: Text
Einbettung fehlender Schriften vollständig oder als Untergruppe. Ersetzen Sie nicht vorhandene Schriften in einer PDF-Datei durch eine ähnliche Schrift. Wandeln Sie fehlende Schriften in Pfade um, um das Erscheinungsbild der PDF‑Datei bestmöglich zu erhalten. Bei zum Beispiel gescannten Belegen, lässt sich mittels OCR-Texterkennung der Inhalt für ein rasches Auffinden realisieren. Ersetzen Sie ein fehlerhaftes Wort mit «Text ersetzen».

Switchboard Gruppe: Dokument
Erstellen Sie mit einem Klick ein für den Druck optimiertes PDF/X. Wandeln Sie farbige PDFs nach Schwarzweiss. Optimieren Sie PDFs in der Struktur und reduzieren Sie die Dateigrösse. Wandeln Sie PDFs, welche sich nicht ausdrucken lassen, in Bilddateien um. Überlagern Sie PDF-Dateien mit Ihrem Logo und oder Ähnlichem. Wandeln Sie Bilddateien dierkt in ein PDF um. Löschen Sie überdeckte und ausserhalb des Medienrahmens liegende Objekte aus Ihrer PDF-Datei. Optimieren Sie Ihr Archiv und sparen Sie Speicherplatz dank Neukomprimierung nach JPEG2000.

Switchboard Gruppe: Seiten
Bringen Sie fehlerhafte Masse in ein DIN-Format. Vergrössern oder verkleinern Sie PDF-Dateien mittels Prozentangabe. Skalieren Sie PDF-Dateien neu. Nur einen Seiteninhalt skalieren. Verschieben Sie den Inhalt auf einer Seite und drehen Sie solche. Ordnen Sie Seiten in einem oder aus mehreren Dokumenten neu an.

Switchboard Gruppe: Anordnen
Erstellen Sie aus Einzelseiten eine Broschüre für den doppelseitigen Ausdruck. Wandeln Sie Einzelseiten zu Doppelseiten in Lesereihenfolge. Halbieren Sie Doppelseiten in Einzelseiten. Fügen Sie leere Seiten in ein PDF-Dokument ein. Duplizieren Sie PDF-Dateien, um Nutzen für eine Bogenausgabe zu erstellen. Erstellen Sie aus einem PDF eine Präsentation mit Fortschrittsbalken. Wandeln Sie Ihre Präsentation in einen Handzettel um, mit mehreren Folien auf einem DIN A4 mit Notizlinien. Erstellen Sie eine Leuchttischdatei mit sämtlichen Folien oder Seiten aus einer Broschüre für eine bessere Übersicht.

Switchboard Gruppe: Hinzufügen
Fügen Sie Ihrem Dokument fehlende Falzmarken hinzu. Ergänzen Sie ein PDF mit einem Texteintrag. Fügen Sie Seitenzahlen, ein Datum oder Wasserzeichen in ein bestehendes PDF ein. Ergänzen Sie ein PDF mit einem Eingangsstempel oder Ihrem Briefkopf. Verschieben Sie ein Objekt in Ihrem PDF. Fügen Sie Trennseiten in ein PDF-Dokument ein.

Switchboard Gruppe: Tagged PDF
Exportieren Sie aus einer PDF/UA-Datei eine HTML-Seite für diverse Ansprüche bezüglich Barrierefreiheit. Wandeln Sie eine PDF/UA-Datei in ein EPUB um. Beheben Sie Tagging-Probleme mit einem Klick. Optimieren Sie die Tagging-Struktur in einer PDF/UA-Datei.

Switchboard Gruppe: Metadaten
Prüfen Sie eine PDF-Datei in Bezug auf Metadateneinträge. Entfernen Sie allfällige Metadaten aus einer PDF-Datei. Erstellen Sie eigene Standards mit dem Extensions-Schema-Editor.

Switchboard Gruppe: Erkunden
Prüfen und validieren Sie PDF-Dateien bezüglich Schriften, Bildauflösung, Farbigkeit (Sonderfarben), Ebenen und auch bezüglich einer Druckausgabe gemäss PDF/X-Norm. Erstellen Sie einen Prüf-Report für die Weitergabe an Ihre Druckerei mit Angaben zu verwendeten Schriften und Farbräumen. Vergleichen Sie Dokumente (Druckdaten, Verträge usw.) auf Veränderungen im Text oder bei Bildern.

Tipps und Tricks
Richten Sie unter «Arbeitsplatz» die für Sie in der täglichen Arbeit am meisten benutzten Funktionen für den Umgang mit PDF/A, PDF/UA und PDF/X ein. Erstellen Sie unter «PDF mit einem Klick» im Handumdrehen ein PDF/A nach Ihren Bedürfnissen.

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